總賬及總賬登記方法

  一、“總賬”定義：“總賬”，即“總賬”的簡稱，指按照總科目進行設(shè)置，以公允貨幣為計量單位的賬戶登記，用來提供總括核算資料的賬戶。

  二、“總賬”的意義：“總賬”所提供的核算資料，是編制會計報表的主要依據(jù)，因此，登記“總賬”意義重大。

  三、“總賬”的適用范圍：由于賬薄形式和賬戶內(nèi)容的一致性原則，“總賬”被視為單位編制會計報表唯一依據(jù)，因此，任何單位都必須開立登記“總賬”。

  四、“總賬”格式
  (一)登記賬簿：根據(jù)記賬需求和記賬習(xí)慣，”總賬”一般采用“訂本式”賬簿進行記賬登記（下圖）；
  (二)賬頁格式：“總賬”一般采用“三欄式”，也可采用“兩欄式”、“棋盤式”以及“多欄式”（例如日記“總賬”），除此之外，還可結(jié)合各種匯總形式進行登記，其中：
  1.“三欄式”：這是目前最為普遍采用的基本格式，賬頁內(nèi)容包括“借方”、“貸方”、“余額”等（下圖）；

  2.“兩欄式”：“兩欄式”是用于“暫時性”和“過渡性”賬戶所采用的普通日記賬和轉(zhuǎn)賬日記賬記賬方式，這種賬戶往往只有“借”和“貸”兩方，到期末，該賬戶沒有“收入”和“費用”余額。

  3.“棋盤式”：“棋盤式賬簿”能夠體現(xiàn)賬戶間的對應(yīng)關(guān)系，但棋盤式結(jié)構(gòu)反映的關(guān)系復(fù)雜，導(dǎo)致賬頁龐大，工作量也很大，因此，棋盤式僅適用于業(yè)務(wù)量少、運用科目也少的單位。

  五、“總賬”和“明細賬”
  (一)“明細賬”是“總賬”的備查賬戶，“總賬”是根據(jù)“明細賬”的發(fā)生額和余額填列的；

  (二)“總賬”是一級科目，“明細賬”是“總賬”下設(shè)的二級科目或者三級科目（下圖）。
  六、“總賬”的登記方法：

  (一)不同的會計核算形式，登記“總賬”方法不同，因此，采用何種方式登記“總賬”，應(yīng)根據(jù)核算形式?jīng)Q定；

  (二)登記“總賬”一定要按照“總賬”戶進行分類登記，以提供總括的會計信息，“總賬”是一級科目賬戶；

  總之，雖然“總賬”登記方法很多，但是要掌握的基本原則就是應(yīng)保持和根據(jù)單位采用的賬務(wù)處理程序相一致。
  七、詳細圖解“總賬”登記實例
  (一)記賬憑證賬務(wù)處理程序的“總賬”登記

記賬憑證賬務(wù)處理程序是指根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證直接登記“總賬”的賬務(wù)處理程序，記賬憑證賬務(wù)處理程序的“總賬”登記有以下特點：

  （1）優(yōu)點：是簡單明了、易于理解、便于操作，同時，“總賬”中能詳細地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容；

  （2）缺點：是逐筆登記“總賬”簿使得登記賬簿的工作量較大，而且不便于對會計工作進行分工記賬，記賬憑證賬務(wù)處理程序下的“總賬”登記具體包括（下圖）：

  2.記賬憑證賬務(wù)處理程序的“總賬”登記務(wù)處理程序一般適用于規(guī)模小、經(jīng)濟業(yè)務(wù)簡單、業(yè)務(wù)量少的單位（下圖）。

  (二)“科目匯總表賬務(wù)處理程序”下的“總賬”登記

  1.“科目匯總表賬務(wù)處理程序”：是指定期根據(jù)記賬憑證編制科目匯總表，再根據(jù)科目匯總表登記“總賬”的賬務(wù)處理程序（下圖）。

 2.“科目匯總表賬務(wù)處理程序”下的“總賬”，是根據(jù)記賬憑證編制科目匯總表，再根據(jù)科目匯總表進行登記，其特點：

  （1）優(yōu)點：科目匯總表起到試算平衡的作用，同時可以減輕登記“總賬”的工作量。

  （2）缺點：科目匯總表不能反映各科目間的對應(yīng)關(guān)系，不便于查賬和了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容；這種賬務(wù)處理程序一般適用于規(guī)模較大、業(yè)務(wù)量多的單位

  3.“總賬”登記旬末，“總賬”會計將本旬所有記賬憑證按順序整理后，將憑證中分錄過入工作底稿中的“T”賬戶，并結(jié)計每一賬戶的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額（下圖“填制科目匯總表”）。
  4.根據(jù)科目匯總表登記“總賬”

  (三)匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序的“總賬”登記

  1.匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序下的“記賬憑證”：賬務(wù)處理程序是根據(jù)記賬憑證定期編制匯總記賬憑證，并據(jù)以登記“總賬”的一種賬務(wù)處理程序?！翱傎~”的登記（下圖）。

  (四)“明細賬”的登記

  1.平行登記的要求，將上述交易或事項在“原材料”和“應(yīng)付賬款”“總賬”賬戶及其所屬的“明細賬”戶中進行登記；

  2.平行登記結(jié)果如表1、表2、表3、表4、表5和表6所示。




  八、“總賬”和“日記賬”，“明細賬”、“備查賬”、各種“憑證”及其它

  (一)日記賬

  1.現(xiàn)金日記賬專門用來記錄現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)的一種特種日記賬；


  （1）現(xiàn)金日記賬必須采用訂本式賬簿，其賬頁格式一般采用＂收入＂（借方）、＂支出＂（貸方）和＂余額＂三欄式；

  （2）現(xiàn)金日記賬通常由出納人員根據(jù)審核的現(xiàn)金收款憑證和現(xiàn)金付款憑證，逐日逐筆順序登記；

  （3）但由于從銀行提取現(xiàn)金的業(yè)務(wù)，只填制銀行存款付款憑證，不填制現(xiàn)金收款憑證，因而從銀行提取現(xiàn)金的現(xiàn)金收入數(shù)額應(yīng)根據(jù)有關(guān)的銀行存款付款憑證登記；

  （4）每日業(yè)務(wù)終了時，應(yīng)計算、登記當(dāng)日現(xiàn)金收事計數(shù)、現(xiàn)金支出合計數(shù)，以及賬面結(jié)余額，并將現(xiàn)金日記賬的賬面余額與庫存現(xiàn)金實有數(shù)核對，借以檢查每日現(xiàn)金收入、付出和結(jié)存情況；

  （5）現(xiàn)金日記賬也可以采用多欄式的格式，即將收入欄和支出欄分別按照對方科目設(shè)置若干專欄；

  （6）多欄式現(xiàn)金日記賬按照現(xiàn)金收、付的每一對應(yīng)科目設(shè)置專欄進行序時、分類登記，月末根據(jù)各對應(yīng)科目的本月發(fā)生額一次過記“總賬”，因而不僅可以清晰地反映現(xiàn)金收、付的來龍去脈，而且可以簡化“總賬”的登記工作；

  （7）在采用多欄式現(xiàn)金日記賬的情況下，如果現(xiàn)金收、付的對應(yīng)科目較多，為了避免賬頁篇幅過大，可分設(shè)現(xiàn)金收入日記賬和現(xiàn)金支出日記賬，日記賬格式（銀行存款范例，下圖）：

  2.“日記賬”（銀行存款范例）的說明：



  （1）銀行存款日記賬也是各單位重要的經(jīng)濟檔案之一，在啟用賬簿時，也應(yīng)按有關(guān)規(guī)定和要求填寫＂賬簿啟用表＂，具體內(nèi)容和要求可參照現(xiàn)金日記賬的啟用；


  （2）銀行存款日記賬通常也是由出納員根據(jù)審核后的有關(guān)銀行存款收、付款憑證，逐日逐筆順序登記的；


  （3）登記銀行存款日記賬的總的要求是：銀行存款日記賬由出納人員專門負責(zé)登記，登記時必須做到反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容完整，登記賬目及時，憑證齊全，賬證相符，數(shù)字真實、準確，書寫工整，摘要清楚明了，便于查閱，不重記，不漏記，不錯記，按期結(jié)算，不拖延積壓，按規(guī)定方法更正錯賬，從而使賬目既能明確經(jīng)濟責(zé)任，又清晰美觀，其具體要求：

  （4）根據(jù)復(fù)核無誤的銀行存款收、付款記賬憑證登記賬簿；


  （5）所記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容必須同記賬憑證相一致，不得隨便增減；

  （6）要按經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的順序逐筆登記賬簿；

  （7）必須連續(xù)登記，不得跳行、隔頁，不得隨便更換賬頁和撕扯賬頁；

  （8）文字和數(shù)字必須整潔清晰，準確無誤；

  （9）使用鋼筆，以藍、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行復(fù)寫賬簿除外）或鉛筆書寫；

  （10）每一賬頁記完后，必須按規(guī)定轉(zhuǎn)頁；


  （11）方法同現(xiàn)金日記賬；

  （12）每月月末必須按規(guī)定結(jié)賬。
  (二)“明細賬”（多欄式、管理費用范例，下圖）


  (三)“明細賬”（數(shù)量金額式、低值易耗品范例，下圖）

  (四)“備查賬”




“備查賬”的作用：“備查賬”是對“序時賬簿”和“明細賬”進行必要的補充說明。









  2.“備查賬”格式：根據(jù)實際需要，“備查賬”格式可以靈活機動，不拘一格，“備查賬簿“主要包括下列：

  （1）所有權(quán)對不屬于本企業(yè)，但由企業(yè)暫使用或代為保管的財產(chǎn)物資，應(yīng)設(shè)計相應(yīng)的備查賬簿，如租入固定資產(chǎn)登記簿，受托加工材料登記簿、代銷商品登記簿等；

  （2）對同一業(yè)務(wù)需要進行多方面登記的備查賬簿，一般適用于大宗、貴重物資，如固定資產(chǎn)保管登記卡、使用登記卡等；

  （3）對某些出于管理上的需要，而必須予以反映的事項的備查簿，如經(jīng)濟合同執(zhí)行情況記錄、貸款還款情況記錄、重要空白憑證記錄等，“備查賬簿”格式（下圖1、2、3）。




  (五)“收款憑證”




“收款憑證”格式









  2.“收款憑證”及填制方法

  （1）“收款憑證”是用來記錄貨幣資金收款業(yè)務(wù)的憑證，它是由出納人員根據(jù)審核無誤的原始憑證收款后填制的；

  （2）在借貸記賬法下，在收款憑證左上方所填列的借方科目，應(yīng)是“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目；

  （3）在憑證內(nèi)所反映的貸方科目，應(yīng)填列與“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”相對應(yīng)的科目；

  （4）金額欄填列經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際發(fā)生的數(shù)額，在憑證的右側(cè)填寫所附原始憑證張數(shù)，并在出納及制單處簽名或蓋章；

  （5）憑證左上角“借方科目”處，按照業(yè)務(wù)內(nèi)容選填“銀行存款”或“庫存現(xiàn)金”科目；

  （6）憑證上方的“年、月、日”處，填寫財會部門受理經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項制證的日期；

  （7）憑證右上角的“X字第X號”處，填寫“銀收”或“收”字和已填制憑證的順序編號；

  （8）“摘要”欄填寫能反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì)和特征的簡要說明；

  （9）“貸方一級科目”和“二級科目”欄填寫與銀行存款或現(xiàn)金收入相對應(yīng)的一級科目及其二級科目；

  （10）“金額”欄填寫與同一行科目對應(yīng)的發(fā)生額；

  （11）“合計欄”填寫各發(fā)生額的合計數(shù)；

  （12）憑證右邊“附件X張”處需填寫所附原始憑證的張數(shù)；

  （13）憑證下邊分別由相關(guān)人員簽字或蓋章；

  （14）“記賬”欄則應(yīng)在已經(jīng)登記賬簿后劃“√”符號，表示已經(jīng)入賬，以免發(fā)生漏記或重記錯誤；


  （15）在最下面的財務(wù)主管，記賬，出納等處，需要相關(guān)人員簽字或其簽章；

  （16）單據(jù)的個數(shù)，以及憑證的編號應(yīng)該根據(jù)實際情況填寫。




  (六)“付款憑證”









  1.“付款憑證”格式（下圖）

  2.“付款憑證”及填制方法

  （1）“付款憑證”是根據(jù)現(xiàn)金、銀行存款減少的經(jīng)濟業(yè)務(wù)填制的；

  （2）由出納人員根據(jù)審核無誤的原始憑證填制，程序是先付款，后填憑證；

  （3）在憑證左上方的“貸方科目”處填寫“現(xiàn)金”或“銀行存款”；

  （4）在上面日期和憑證號處填寫日期（實際付款的日期）和憑證編號；

  （5）在憑證內(nèi)填寫經(jīng)濟業(yè)務(wù)的摘要；

  （6）在憑證內(nèi)“借方科目”欄填寫與“現(xiàn)金”或“銀行存款”對應(yīng)的借方科目；

  （7）在“金額”欄填寫金額；

  （8）在憑證的右側(cè)填寫所附原始憑證的張數(shù)；

  （9）在憑證的下方由相關(guān)責(zé)任人簽字、蓋章。




  (七)“轉(zhuǎn)賬憑證”









  1.“轉(zhuǎn)賬憑證”的格式

  2.“轉(zhuǎn)賬憑證”及其填制

  （1）“轉(zhuǎn)賬憑證”是根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)（即不涉及現(xiàn)金和銀行存款收付的各項業(yè)務(wù)）的原始憑證填制或匯總原始憑證填制的，用于填列轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)會計分錄的記賬憑證；

  （2）“轉(zhuǎn)賬憑證”是登記有關(guān)“明細賬”與“總賬”的依據(jù)；

  （3）“轉(zhuǎn)賬憑證”是用以記錄與貨幣資金收付無關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證，它是由會計人員根據(jù)審核無誤的轉(zhuǎn)賬原始憑證填制的；

  （4）在借貸記賬法下，將經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的會計科目全部填列在憑證內(nèi)，借方科目在先，貸方科目在后，將各會計科目所記應(yīng)借應(yīng)貸的金額填列在“借方金額”或“貸方金額”欄內(nèi)；

  （5）借、貸方金額合計數(shù)應(yīng)該相等；

  （6）制單人應(yīng)在填制憑證后簽名蓋章，并在憑證的右側(cè)填寫所附原始憑證的張數(shù)；

  （7）在會計中，“轉(zhuǎn)賬憑證”用以編制不涉及“現(xiàn)金”和“銀行存款”科目的會計分錄；


  （8）而涉及“現(xiàn)金”或者“銀行存款”科目的會計分錄，應(yīng)當(dāng)編制“現(xiàn)金憑證”或者“銀行憑證”（也可以是“收款憑證”或者“付款憑證”）；

  （9）上圖中的單據(jù)和憑證號以及摘要都是要根據(jù)實際情況來填寫的；

  （10）這張憑證反應(yīng)的是購買B材料的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。????????????????????????