備用金是單位內(nèi)部各部門工作人員用作零星開(kāi)支、業(yè)務(wù)采購(gòu)、差旅費(fèi)等以現(xiàn)金方式借用的款項(xiàng)。預(yù)算單位為辦理日常零星開(kāi)支，需要保持一定數(shù)量的庫(kù)存?zhèn)溆媒穑话悴怀^(guò)3-5天零星支付所需現(xiàn)金。各預(yù)算單位應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)量、規(guī)模大小及零星開(kāi)支情況提出備用金額度申請(qǐng)，支付中心依據(jù)預(yù)算單位的申請(qǐng)及具體業(yè)務(wù)情況審定備用金額度，并簽訂備用金管理責(zé)任書(shū)。

一、 使用范圍

備用金主要用于小額零星報(bào)銷費(fèi)用支出，其使用范圍為：除工資統(tǒng)發(fā)項(xiàng)目外的國(guó)家規(guī)定對(duì)個(gè)人的其他支出；出差人員必須隨身攜帶的差旅費(fèi)；其他確需支付現(xiàn)金的支出等。

二、 備用金的管理

（一）定額管理

定額管理是指按用款部門的實(shí)際需要，核定備用金定額，并按定額撥付現(xiàn)金的管理辦法。用款部門按規(guī)定的開(kāi)支范圍支用備用金后，憑有關(guān)支出憑證向財(cái)會(huì)部門報(bào)銷，財(cái)會(huì)部門如數(shù)付給現(xiàn)金，使備用金仍與定額保持一致。一般對(duì)用于費(fèi)用開(kāi)支的小額備用金，實(shí)行定額管理的辦法；對(duì)用于銷售找零用的備用金，按營(yíng)業(yè)柜組核定定額，并撥給現(xiàn)金。各柜組可從銷貨款中經(jīng)常保留核定的找零款，不存在支出和報(bào)銷的問(wèn)題。

（二）非定額管理

非定額管理是指用款部門根據(jù)實(shí)際需要向財(cái)會(huì)部門領(lǐng)款的管理辦法。在憑有關(guān)支出憑證向財(cái)會(huì)部門報(bào)銷時(shí)，作為減少備用金處理，直到用完為止。如需補(bǔ)充備用金，再另行辦理?yè)芸詈皖I(lǐng)款手續(xù)。對(duì)用于收購(gòu)農(nóng)副產(chǎn)品的備用金，在集中收購(gòu)?fù)緯r(shí)一般采用非定額管理的辦法，在淡季零星收購(gòu)時(shí)則采用定額管理的辦法，實(shí)行交貨補(bǔ)款。

無(wú)論實(shí)行哪種管理辦法，都要建立健全備用金的領(lǐng)用、保管和報(bào)銷等手續(xù)制度，并指定專人負(fù)責(zé)經(jīng)管備用金。經(jīng)管人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

具體如下：

1．因業(yè)務(wù)原因長(zhǎng)期借用備用金的人員可由財(cái)務(wù)部辦事處根據(jù)實(shí)際情況核定，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍；使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報(bào)銷憑證，并設(shè)備用金登記簿，記錄各種零星支出。

2．財(cái)務(wù)部辦事處應(yīng)當(dāng)按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺(tái)賬，按月及時(shí)清理。

3．借用備用金的人員應(yīng)及時(shí)沖賬，對(duì)無(wú)故拖延者，財(cái)務(wù)部辦事處發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者，財(cái)務(wù)部將從下月起直接從工資中抵扣，不再另行通知。

4．跨年度使用備用金時(shí)，年底必須重新辦理借款手續(xù)，并沖銷年借款。

三、 備用金申請(qǐng)流程

（一）備用金領(lǐng)用人

1．領(lǐng)用手續(xù)：

單位內(nèi)部各部門或工作人員因零星開(kāi)支、零星采購(gòu)等需要領(lǐng)用備用金，一般應(yīng)由經(jīng)辦人填寫(xiě)借款憑證。借款憑證一式三聯(lián)，第一聯(lián)為付款憑證，財(cái)務(wù)部門作為記賬依據(jù)；第二聯(lián)為結(jié)算憑證，借款期間由出納員留存，報(bào)銷時(shí)作為核對(duì)依據(jù)，報(bào)銷后隨同報(bào)銷單據(jù)作為記賬憑證的附件；第三聯(lián)交借款人保存，報(bào)銷時(shí)由出納員簽字作為借款結(jié)算及交回借款的收據(jù)。

工作人員需先到財(cái)務(wù)部辦事處索取“借款單”，財(cái)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際需要向借款人發(fā)放“借款單”，借款人按規(guī)定的格式內(nèi)容填寫(xiě)借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項(xiàng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽字同意，再由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)部處辦理借款手續(xù)。財(cái)務(wù)人員審核簽字后的“借款單”各項(xiàng)內(nèi)容是否正確和完整，經(jīng)審核無(wú)誤后才能辦理付款手續(xù)。

2．業(yè)務(wù)完成后，報(bào)銷流程：

（1）備用金支出后在報(bào)銷時(shí)，需要在費(fèi)用明細(xì)欄寫(xiě)明具體用途和支出明細(xì)（如用途跟申請(qǐng)時(shí)不同，必須詳細(xì)解釋），同時(shí)必須提供發(fā)票。

（2）借款人辦理報(bào)銷手續(xù)時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金”臺(tái)賬，查明報(bào)銷人員原借款金額，對(duì)報(bào)銷的超支款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)付現(xiàn)退還本人，對(duì)報(bào)銷后低于備用金金額款項(xiàng)的，應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款。

（3）其他部門臨時(shí)借款范圍（審批額度按照第二項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）：?jiǎn)T工出差借款時(shí)，需要根據(jù)具體情況申請(qǐng)借款額度，首先由備用金保管人填寫(xiě)備用金申請(qǐng)，然后部門經(jīng)理審批，再交由財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批。并在員工出差回公司后七天內(nèi)報(bào)銷沖賬。

其他因公借款，首先由備用金保管人填寫(xiě)備用金申請(qǐng)，然后部門經(jīng)理審批，再交由財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批，在費(fèi)用支出后需七天內(nèi)到財(cái)務(wù)報(bào)銷沖賬。

（二）備用金保管人

備用金保管人填寫(xiě)備用金申請(qǐng)，寫(xiě)明具體用途部門經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部復(fù)核財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批。如備用金是作一次性支出，部門備用金保管人需在支出后七天內(nèi)報(bào)銷；如備用金作為經(jīng)常零星支出，部門備用金保管人需在每月月底前到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。如有需要，可再申請(qǐng)。

1．無(wú)超出個(gè)別及累計(jì)額度，財(cái)務(wù)部發(fā)放備用金。

2．超出個(gè)別額度但不超出累計(jì)額度，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)部發(fā)放備用金。

3．超出累計(jì)額度，財(cái)務(wù)部不發(fā)放備用金

四、 備用金會(huì)計(jì)處理

（一）定額管理

1．按定額撥付備用金：

借：其他應(yīng)收款——備用金

貸：庫(kù)存現(xiàn)金

2．使用后報(bào)銷時(shí)（花多少補(bǔ)多少，花掉的計(jì)入成本費(fèi)用，“補(bǔ)”是指用現(xiàn)金補(bǔ)足花掉的）

借：管理費(fèi)用（銷售費(fèi)用等）

貸：庫(kù)存現(xiàn)金

（二）非定額管理財(cái)務(wù)部門根據(jù)企業(yè)內(nèi)部某部門或個(gè)人的實(shí)際需要，一次付給現(xiàn)金，使用后持有關(guān)原始憑證報(bào)銷，報(bào)銷時(shí)財(cái)會(huì)部門根據(jù)所付款項(xiàng)和應(yīng)報(bào)銷的金額進(jìn)行清算，若有余款全部收回，若不足，則補(bǔ)足差額。

1．按實(shí)際數(shù)額撥付備用金：

借：其他應(yīng)收款——備用金（××）

貸：庫(kù)存現(xiàn)金

2．使用后報(bào)銷時(shí)（實(shí)報(bào)實(shí)銷，多退少補(bǔ)）

借：管理費(fèi)用（銷售費(fèi)用等）庫(kù)存現(xiàn)金（原借多了，由經(jīng)辦人員退回的現(xiàn)金）

貸：其他應(yīng)收款——備用金（××）

或：

借：管理費(fèi)用（銷售費(fèi)用等）

貸：其他應(yīng)收款——備用金（××）庫(kù)存現(xiàn)金（原借少了，應(yīng)補(bǔ)給經(jīng)辦人員的現(xiàn)金）

（實(shí)行定額管理“備用金”科目的金額平時(shí)不做變動(dòng)，只有企業(yè)改變備用金的定額時(shí)才做變動(dòng)。）

【案例】

某公司對(duì)行政科采用非定額備用金制度，行政科為購(gòu)買辦公用品預(yù)借備用金1 600元，預(yù)借時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：

借：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)                                                                                        1 600

貸：                                                                                                                                         1 600

行政科購(gòu)買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗(yàn)收入庫(kù)單到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，交回多余現(xiàn)金80元，財(cái)務(wù)部門編制轉(zhuǎn)賬憑證一張，其會(huì)計(jì)分錄為：

借：管理費(fèi)用                                                                                                                          1 520

現(xiàn)金                                                                                                                                      80

貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)                                                                                         1 600

如果行政科實(shí)際購(gòu)買辦公用品1 780元，自己墊付了180元，則在報(bào)銷時(shí)除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)賬憑證一張，其會(huì)計(jì)分錄為：

借：管理費(fèi)用                                                                                                                           1 780

貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)                                                                                         1 600

現(xiàn)金                                                                                                                                     1 80

出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。