一、數(shù)據(jù)收集

　　系統(tǒng)初始化需要收集手工賬中的會(huì)計(jì)科目和各科目的余額，如從年度中間開始建賬還需要收集各科目的累計(jì)發(fā)生額、年初余額。所以需預(yù)先從手工賬中整理出各級(jí)科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集最底層明細(xì)科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時(shí)輸入的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、順利。

　　二、編碼設(shè)置

　　賬務(wù)系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用代碼，在此主要介紹科目代碼的設(shè)置。建賬時(shí)要將收集到的會(huì)計(jì)科目加入賬務(wù)系統(tǒng)，建立賬務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目體系。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了象手工賬務(wù)一樣要使用會(huì)計(jì)科目外，還要為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目加入一個(gè)編碼。會(huì)計(jì)科目編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會(huì)計(jì)科目。如第一段表示總賬科目，第二段表示二級(jí)明細(xì)科目，第三段表示三級(jí)明細(xì)科目。在設(shè)定科目編碼時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問(wèn)題：

　　(1)系統(tǒng)性

　　財(cái)政部已制定的各行業(yè)會(huì)計(jì)制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級(jí)科目的名稱和科目編碼。在設(shè)定總賬科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部門制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會(huì)計(jì)制度有規(guī)定的以外，可按上級(jí)主管部門和本單位的管理要求設(shè)定，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。

　　(2)一義性

　　要保證每一個(gè)代碼對(duì)應(yīng)于一個(gè)會(huì)計(jì)科目，既不允許出現(xiàn)重復(fù)的科目編碼又不允許出現(xiàn)同名的會(huì)計(jì)科目，但如果同名的明細(xì)科目分屬不同的上級(jí)科目，則可以被系統(tǒng)接受而不認(rèn)為是同名的會(huì)計(jì)科目。

　　(3)簡(jiǎn)潔性

　　在滿足管理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的的前提下，力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。

　　(4)可擴(kuò)展性

　　會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無(wú)法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過(guò)重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求?？傎~科目編碼長(zhǎng)度由所選會(huì)計(jì)制度來(lái)決定通常為3～4位，而確定某一級(jí)明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常是以上級(jí)科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來(lái)確定的，以二級(jí)明細(xì)科目為例，總賬科目為其上級(jí)科目，銀行存款、應(yīng)收賬款、銷售收入、管理費(fèi)用等總賬科目都有二級(jí)明細(xì)科目，銀行存款通常以開戶銀行及賬號(hào)為明細(xì)科目，少則二三個(gè)，多則二三十個(gè)，銷售收入、管理費(fèi)用等科目下設(shè)的二級(jí)明細(xì)科目一般都不會(huì)超過(guò)九十九個(gè)，兩位長(zhǎng)的代碼應(yīng)能滿足以后添加同級(jí)科目的需求，而應(yīng)收賬款等往來(lái)科目通常以客戶或單位為來(lái)設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個(gè)，多則成百上千，兩位碼長(zhǎng)難以滿足要求，要增至三位甚至更長(zhǎng)，由于同級(jí)科目必須使用等長(zhǎng)的科目編碼，其他總賬科目下的二級(jí)科目也要使用三位或更長(zhǎng)的科目編碼。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長(zhǎng)而絕大多數(shù)上級(jí)科目所包含的明細(xì)科目個(gè)數(shù)不多時(shí)，其他科目的憑證輸入速度勢(shì)必會(huì)受到影響，與簡(jiǎn)潔性相矛盾。為了解決這一矛盾，可將明細(xì)科目先分類，按分類設(shè)置二級(jí)科目，然后再設(shè)置下級(jí)明細(xì)科目，如應(yīng)收賬款總賬科目下先按客戶所屬地區(qū)分類，設(shè)置二級(jí)明細(xì)科目，然后再按客戶名設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目。更理想的解決方案是應(yīng)用往來(lái)客戶輔助核算，目前的商品化會(huì)計(jì)軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項(xiàng)目代碼與會(huì)計(jì)科目的代碼完全獨(dú)立，自成體系，項(xiàng)目代碼只與其關(guān)聯(lián)會(huì)計(jì)科目如前述應(yīng)收賬款等往來(lái)科目相關(guān)，不影響其他科目的代碼設(shè)定，與科目代碼的位數(shù)無(wú)關(guān)，非常便于擴(kuò)充。如選用了輔助核算功能，在科目代碼設(shè)置之后，還要設(shè)置輔助項(xiàng)目代碼及名稱。如果單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體系時(shí)還要將外幣考慮進(jìn)去。會(huì)計(jì)軟件中提供了復(fù)幣核算的功能，在系統(tǒng)初始化時(shí)必須將外幣資料輸入系統(tǒng)，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等。

　　三、數(shù)據(jù)輸入

　　完成上一步工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這是為會(huì)計(jì)報(bào)表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計(jì)發(fā)生額，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報(bào)表中如需要全年累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)將無(wú)法提供正確的數(shù)據(jù)。在實(shí)際操作中大部分會(huì)計(jì)軟件都提供了簡(jiǎn)化操作的方法，即只需輸入最底層明細(xì)科目的年初余額和累計(jì)發(fā)生額，期初余額和各上級(jí)科目的年初余額、累計(jì)發(fā)生額、期初余額則由計(jì)算機(jī)自動(dòng)匯總。如果設(shè)立了輔助核算項(xiàng)目，各輔助核算項(xiàng)目的年初余額和累計(jì)發(fā)生額也需在初始化時(shí)輸入。余額輸入完成后，計(jì)算機(jī)能檢測(cè)余額是否平衡。在確認(rèn)各項(xiàng)余額輸入無(wú)誤后，即可結(jié)束建賬，固化余額，避免以后對(duì)初始余額的錯(cuò)誤修改。

　　四、記賬憑證類型最好只設(shè)一種通用格式

　　查賬是會(huì)計(jì)人員日常工作的一個(gè)重要部分，在手工操作時(shí)用分類記賬憑證來(lái)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，分別裝訂整理記賬憑證，以便于憑證的管理和方便查賬。會(huì)計(jì)人員可以按常見分類方法分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，也可根據(jù)單位的實(shí)際情況設(shè)定憑證類型。應(yīng)當(dāng)指出的是，記賬憑證分類不是一個(gè)必選項(xiàng)目，可以只用一種通用記賬憑證格式，即轉(zhuǎn)賬憑證。事實(shí)上，電算化后，查賬完全能通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)快速實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)的最顯著的特點(diǎn)就是速度快，恰好彌補(bǔ)了手工查賬的缺陷。再者，設(shè)置了憑證類型，增加了一個(gè)輸入項(xiàng)目，會(huì)影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨(dú)立編號(hào)，憑證整理保管更為煩瑣。會(huì)計(jì)軟件提供記賬憑證類型設(shè)置功能更多的是為了適應(yīng)會(huì)計(jì)人員手工記賬時(shí)的習(xí)慣。所以，電算化后，無(wú)須理會(huì)記賬憑證類型設(shè)置項(xiàng)。

　　五、初始化工作應(yīng)注意的其他問(wèn)題

　　完成以上操作后，即可進(jìn)入日常的賬務(wù)處理，如輸入、修改、審核、打印記賬憑證、查賬、打印輸入賬簿等工作。但系統(tǒng)初始化時(shí)還應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

　　(一)新增操作員要注意自行輸入密碼

　　系統(tǒng)會(huì)預(yù)設(shè)一個(gè)操作員，通常取名為SYSTEM或MANAGER之類，這也是系統(tǒng)中權(quán)限最高的系統(tǒng)管理員，正式啟用系統(tǒng)時(shí)應(yīng)將該用戶名更改為系統(tǒng)管理員，并加上密碼。如需要上機(jī)操作的會(huì)計(jì)不只一個(gè)，則應(yīng)增加操作員，并為每個(gè)用戶確定相應(yīng)的權(quán)限，新增加的操作員的密碼須由新增操作員自行輸入，以便分清責(zé)任。

　　(二)要注意充分利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證功能

　　自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置雖不是一個(gè)必選項(xiàng)，但利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能無(wú)疑能提供極大的便利。在單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中，常有固定對(duì)應(yīng)關(guān)系的記賬憑證，且其數(shù)據(jù)來(lái)源于已輸入系統(tǒng)的記賬憑證。如每月均需結(jié)轉(zhuǎn)的損益類科目，在月末所有收入、成本費(fèi)用憑證輸入、登記入賬后，須匯總結(jié)轉(zhuǎn)至類似本年利潤(rùn)一類的科目，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證能自動(dòng)匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動(dòng)生成一張轉(zhuǎn)賬憑證。在使用該功能前須進(jìn)行必要的參數(shù)設(shè)置，包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目，以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)(余額、發(fā)生額)，注意轉(zhuǎn)出科目可設(shè)置多個(gè)，但轉(zhuǎn)入科目只能設(shè)一個(gè)。

　　(三)設(shè)置報(bào)表時(shí)應(yīng)注意根據(jù)用戶手冊(cè)中公式的格式正確設(shè)置取數(shù)公式

　　會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)軟件中通常都預(yù)置了通用會(huì)計(jì)報(bào)表，但除通用會(huì)計(jì)報(bào)表外，單位一定還需要其他報(bào)表，這些報(bào)表是無(wú)法預(yù)置的，需要用戶自已完成設(shè)置。報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項(xiàng)目，另一類是變動(dòng)的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式從賬簿、其他報(bào)表中取來(lái)，隨賬簿中的數(shù)據(jù)變化而變化。取數(shù)公式的格式在不同公司的會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品各不相同，必須參考會(huì)計(jì)軟件所屬的用戶操作手冊(cè)。

　　總之，賬務(wù)軟件系統(tǒng)初始化是一項(xiàng)很重要的工作，對(duì)計(jì)算機(jī)操作不夠熟練的會(huì)計(jì)人員在系統(tǒng)初始化時(shí)尤其應(yīng)當(dāng)注意以上問(wèn)題，把握初始化的關(guān)鍵，高質(zhì)量地做好初始化工作，這樣才能最大限度地發(fā)揮賬務(wù)處理軟件的作用。