合同管理包括哪些方面

1、合同簽訂

(1)簽訂合同的前期調(diào)查.

每一項(xiàng)合同在簽訂之前,應(yīng)當(dāng)做好以下幾項(xiàng)工作.

應(yīng)當(dāng)做好市場(chǎng)調(diào)查.主要了解產(chǎn)品的技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r、市場(chǎng)供需情況和市場(chǎng)價(jià)格等.

應(yīng)當(dāng)進(jìn)行潛在合作伙伴或者競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的資信調(diào)查,準(zhǔn)確把握對(duì)方的真實(shí)意圖,正確評(píng)判競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度.

了解相關(guān)環(huán)境,做出正確的風(fēng)險(xiǎn)分析判斷.

(2)合同談判和合同簽署.

談判是指人們?yōu)榱藚f(xié)調(diào)彼此之間的關(guān)系,滿足各自的需要,通過(guò)協(xié)商而爭(zhēng)取達(dá)成一致意見(jiàn)的行為和過(guò)程.合同談判的結(jié)果決定了合同條文的具體內(nèi)容.因此,必須重視簽訂合同之前的談判工作.談判要注意如下三個(gè)問(wèn)題.

要制定切合實(shí)際的談判目標(biāo).

要抓住實(shí)質(zhì)問(wèn)題.只有抓住了問(wèn)題的實(shí)質(zhì)和關(guān)鍵,才能衡量談判的難度和距離,適當(dāng)調(diào)整談判策略.

營(yíng)造一個(gè)平等協(xié)商的氛圍.

2、合同履行

《民法典》(自2021年1月1日起施行)名列前茅百一十九條規(guī)定:依法成立的合同,對(duì)當(dāng)事人具有法律約束力.有效的合同是當(dāng)事人遵守的行為準(zhǔn)則和合法性根據(jù).對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,本著合同簽署前的談判精神和客觀情況,按照共贏和互利的原則盡快解決.

3、合同監(jiān)測(cè)

合同監(jiān)控至關(guān)重要,需要將其寫(xiě)入?yún)f(xié)議.需要定期檢查和持續(xù)監(jiān)督合同執(zhí)行情況,以確保達(dá)到目標(biāo)和里程碑,特別是在支出和收入方面.合同跟蹤軟件可以為您提供所需的信息.

雙方必須確保他們遵守合同義務(wù),供應(yīng)商交付訂購(gòu)或同意的內(nèi)容.

此階段選定的 CLM 操作:

自動(dòng)跟蹤債務(wù)

通過(guò)使用平衡計(jì)分卡和清單來(lái)衡量績(jī)效

定期進(jìn)行商業(yè)和業(yè)務(wù)審查

根據(jù)需要管理合同糾紛

合同糾紛處理

由于客觀情況的變化和理解溝通等方面的原因,出現(xiàn)合同糾紛是正常的現(xiàn)象.當(dāng)糾紛出現(xiàn)后,一定要對(duì)糾紛性質(zhì)進(jìn)行客觀和全面的評(píng)價(jià),糾紛產(chǎn)生的原因、現(xiàn)狀、后果和影響都要考慮.對(duì)于缺乏誠(chéng)信的欺詐,一定要義正詞嚴(yán)地予以反擊:該仲裁和訴訟的,要盡快收集資料進(jìn)入法定程序.對(duì)于合同詐騙,盡早報(bào)案是維護(hù)權(quán)利的關(guān)鍵.對(duì)于能補(bǔ)救的糾紛,要采取積極的應(yīng)對(duì)措施.變更合同、終止合同都是法律賦予合同當(dāng)事人的權(quán)利.

4、合同變更

在大量的工程實(shí)踐中,由于合同雙方現(xiàn)實(shí)環(huán)境和相關(guān)條件的變化,往往會(huì)出現(xiàn)合同變更,而這些變更必須根據(jù)合同的相關(guān)條款適當(dāng)?shù)丶右蕴幚?如果某一方不理解合同條款,或不嚴(yán)格執(zhí)行合同條款,那么該方會(huì)發(fā)生額外的代價(jià)以完成額外的工作任務(wù).

合同變更的處理由合同變更控制系統(tǒng)來(lái)完成.合同變更控制系統(tǒng)包括文書(shū)記錄工作、跟蹤系統(tǒng)、爭(zhēng)端解決程序和授權(quán)變更所需的批準(zhǔn)級(jí)別.合同變更控制系統(tǒng)是項(xiàng)目整體管理控制變更的一部分.任何合同的變更都是以一定的法律事實(shí)為依據(jù)來(lái)改變合同內(nèi)容的法律行為.

有多種因素會(huì)導(dǎo)致合同變更,例如范圍變更、成本變更、進(jìn)度變更、質(zhì)量要求的變更甚至人員變更都可能會(huì)引起合同的變更,乃至重新修訂.對(duì)于任何變更的評(píng)估都應(yīng)該有變更影響分析.例如,變更將如何影響所采購(gòu)產(chǎn)品及服務(wù)的范圍、進(jìn)度、質(zhì)量等,這些影響會(huì)不會(huì)傳遞到項(xiàng)目的其他部分變更申請(qǐng)、變更評(píng)估和變更執(zhí)行等必須以書(shū)面形式出現(xiàn).

合同變更在某種意義上,還應(yīng)該包括合同的轉(zhuǎn)讓和解除,這要視合同實(shí)際執(zhí)行情況而定.這兩種變更需要合同雙方當(dāng)事人協(xié)商一致,才可以協(xié)議執(zhí)行.如有重大爭(zhēng)議,可以通過(guò)法律或仲裁手段解決.

按照合同簽約備方的約定,合同變更控制系統(tǒng)的一般處理程序如下.

(1)變更的提出.合同簽約各方都可以向監(jiān)理單位(或變更管理委員會(huì))提出書(shū)面的合同變更請(qǐng)求.

(2)變更請(qǐng)求的審查.合同簽約各方提出的合同變更要求和建議,必須首先交由監(jiān)理單位(或變更管理委員會(huì))審查后,提出合同變更請(qǐng)求的審查意見(jiàn),并報(bào)業(yè)主.

(3)變更的批準(zhǔn).監(jiān)理單位(或變更管理委員會(huì))批準(zhǔn)或拒絕變更.

(4)變更的實(shí)施.在組織業(yè)主與承包人就合同變更及其他有關(guān)問(wèn)題協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)后,由監(jiān)理單位(或變更管理委員會(huì))正式下達(dá)合同變更指令,承包人組織實(shí)施.

"公平合理"是合同變更的處理原則,變更合同價(jià)款按下列方法進(jìn)行.

首先確定合同變更量清單,然后確定變更價(jià)款.

合同中已有適用于項(xiàng)目變更的價(jià)格,按合同已有的價(jià)格變更合同價(jià)款.

合同中只有類似于項(xiàng)目變更的價(jià)格,可以參照類似價(jià)格變更合同價(jià)款.

合同中沒(méi)有適用或類似項(xiàng)目變更的價(jià)格,由承包人提出適當(dāng)?shù)淖兏鼉r(jià)格,經(jīng)監(jiān)理工程師和業(yè)主確認(rèn)后執(zhí)行.

5、合同檔案管理

合同檔案的管理,亦即合同文件管理,是整個(gè)合同管理的基礎(chǔ).它作為信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的組成部分,是被統(tǒng)一整合為一體的一套具體的過(guò)程、相關(guān)的控制職能和自勸化工具.項(xiàng)目經(jīng)理使用合同檔案管理系統(tǒng)對(duì)合同文件和記錄進(jìn)行管理.該系統(tǒng)用于維持合同文件和通信往來(lái)的索引記錄,并協(xié)助相關(guān)的檢索和歸檔.合同文本是合同內(nèi)容的載體.

如何改進(jìn)合同管理?

授權(quán)與協(xié)作

當(dāng)一個(gè)組織的所有領(lǐng)域都參與進(jìn)來(lái),并且責(zé)任不僅僅集中在少數(shù)人身上時(shí),合同管理流程就會(huì)變得最有效.

過(guò)度勞累的法律團(tuán)隊(duì)是企業(yè)的常見(jiàn)癥狀,其中合同管理更像是事后的想法,而不是核心實(shí)踐.

最初預(yù)計(jì)內(nèi)部法律顧問(wèn)將審查潛在的合同,然后通過(guò)擴(kuò)展,預(yù)計(jì)將負(fù)責(zé)文件的存儲(chǔ),義務(wù)和續(xù)展跟蹤以及合規(guī)性監(jiān)控.

隨著合同量的增長(zhǎng),這很快就會(huì)變得不可行,并且團(tuán)隊(duì)無(wú)法以相同的速度擴(kuò)展.它還可能導(dǎo)致法律團(tuán)隊(duì)花費(fèi)大量時(shí)間從事不需要法律專業(yè)知識(shí)的工作

合同管理既低效又昂貴.

能夠通過(guò)分配這些任務(wù)的所有權(quán)來(lái)??委派責(zé)任對(duì)于成功的合同管理至關(guān)重要.

自動(dòng)化

一旦您設(shè)計(jì)了合同管理流程,就必須確保它始終如一地應(yīng)用于公司中的每個(gè)合同.

在可能的情況下,自動(dòng)化流程有助于最大限度地減少手動(dòng)管理和錯(cuò)誤,并確保員工只需要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間執(zhí)行特定操作.

通常,自動(dòng)化將需要實(shí)施專業(yè)的合同管理軟件,但即使是像Excel這樣的系統(tǒng)也可以設(shè)置為從流程中刪除一些手動(dòng)步驟

定期審查和抽查

較好的系統(tǒng)仍然需要審計(jì)和檢查,以確保一切都按預(yù)期運(yùn)行.

定期抽查來(lái)自不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的個(gè)人合同記錄,將讓您深入了解流程的穩(wěn)健性.

檢查記錄是否具有完整的元數(shù)據(jù)合同條款和義務(wù)是否受到監(jiān)控,以及相關(guān)的合規(guī)性認(rèn)證是否是最新的.

不要等待

我們經(jīng)常聽(tīng)到潛在客戶說(shuō),他們一直在尋求正式化他們的合同管理,并在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)實(shí)施解決方案.

同樣,我們已經(jīng)單獨(dú)寫(xiě)了這個(gè)問(wèn)題,但是如果您的企業(yè)擁有的??遺留合同??數(shù)量被證明是進(jìn)步的障礙,那么您需要盡早解決它.

您的業(yè)務(wù)將繼續(xù)向前發(fā)展,將簽署更多的合同,并且將這些遺留協(xié)議放入您選擇的解決方案中的初始任務(wù)的規(guī)模將增加,從而使合同跟蹤更加困難.

以上詳細(xì)介紹了合同管理包括哪些方面,也介紹了如何改進(jìn)合同管理.通過(guò)本文的介紹,我們可以了解到,合同管理應(yīng)該包括合同簽訂、合同履行、合同檢測(cè)、合同變更、合同檔案管理等等,改進(jìn)合同管理的方式主要包括授權(quán)與協(xié)作、自動(dòng)化、定期審查和抽查、不要等待等等.