有的企業(yè)制定了不少的制度,卻不能不折不扣地執(zhí)行,原因有三條:第一、有權(quán)限的人員自身綜合素質(zhì)有待提高;第二、各道環(huán)節(jié)存在“個人利益”的思想問題;第三、制度本身不規(guī)范、不完整,前后出現(xiàn)矛盾。這三條原因最重要的是第一條。要做到不折不扣地執(zhí)行制度,最重要的是企業(yè)老板或總經(jīng)理要有高度的制度意識,要有強烈的制度執(zhí)行力,要有辨別制度執(zhí)行不了的洞察力,還要做到履行制度的表率。
所以,企業(yè)創(chuàng)辦之前,作為股東應(yīng)當抓好內(nèi)部控制體系的核心問題:
①文化機制:企業(yè)文化是企業(yè)在經(jīng)營活動中形成的經(jīng)營理念、經(jīng)營目的、經(jīng)營方針、價值觀念、經(jīng)營行為、社會責任、經(jīng)營形象等的總和。企業(yè)文化的核心是企業(yè)的價值理念,也就是企業(yè)共同的價值觀念,特別是股東合作共榮的價值觀念。內(nèi)部控制體系應(yīng)當圍繞文化機制進行設(shè)計和構(gòu)思,實現(xiàn)股東之間、員工之間、董事會與經(jīng)營層之間持續(xù)合作共榮。
②團隊機制:建立兩個團隊,即董事會管理團隊和經(jīng)營層管理團隊。兩個團隊是相對獨立的團隊,互不干涉日常事務(wù)。每個團隊領(lǐng)導(dǎo)人的綜合素質(zhì)至關(guān)重要,特別要有和諧的為人處事和高尚的職業(yè)道德,能夠有力而充分地發(fā)揮團隊成員的聰明才智。
③組織機制:建立規(guī)范的企業(yè)組織架構(gòu)、部門職責和崗位職責,是企業(yè)規(guī)范運營的前提,也是各項機制建立的基礎(chǔ),所以企業(yè)組織架構(gòu)、部門職責和崗位職責應(yīng)當及時建立,并結(jié)合企業(yè)不同的發(fā)展、變革階段適時修正,以滿足企業(yè)規(guī)范運營。
④人事機制:理論上講董事會成員原則上不在經(jīng)營層任職,實現(xiàn)所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)分離,這將有利于董事會團隊的和諧建設(shè)和股東持續(xù)合作共榮。當前許多企業(yè)的做法是,董事長兼任經(jīng)營層的總經(jīng)理,這種做法有利于經(jīng)營層更好地領(lǐng)會和落實董事會的決策,但也存在許多弊端,比如經(jīng)營層權(quán)益過分突出,以至弱化了董事會的職權(quán)。所以,如果董事長或其他董事兼任總經(jīng)理,則其他董事必要委派財務(wù)總監(jiān),全面掌控財務(wù)信息,同時必須給予“二把手”的定位,以抗衡總經(jīng)理權(quán)力過分突出。不管董事長或其他董事是否兼任總經(jīng)理,企業(yè)內(nèi)部必須建立親屬回避制度,防范親屬關(guān)系帶來的經(jīng)營風險;同時也將有利于有作為和有專長的職業(yè)經(jīng)理人放手經(jīng)營管理。
⑤信息機制:董事會必須全權(quán)直接掌控財務(wù)信息,全面及時了解企業(yè)經(jīng)營狀況,確保財務(wù)信息的真實性、準確性和完整性。有條件的企業(yè)應(yīng)當增加信息化投入,增加信息化透明度,促進各項工作高效開展。
⑥權(quán)力機制:董事會管理團隊應(yīng)當控制經(jīng)營層團隊的權(quán)力, 主要包括要控制總經(jīng)理的權(quán)力和經(jīng)營層各級人員的合理授權(quán),不能任由經(jīng)營層特別是總經(jīng)理一人的權(quán)力驅(qū)使,同時歸避人人負責的權(quán)力機制。有的企業(yè)因為董事長兼任總經(jīng)理,所以董事會沒有控制經(jīng)營層的合理授權(quán),結(jié)果經(jīng)營層權(quán)力過大,企業(yè)內(nèi)部人事權(quán)、財務(wù)權(quán)歸屬一人,最后導(dǎo)致董事會形同虛設(shè),甚至企業(yè)面臨倒閉。
⑦匯報機制:匯報機制是規(guī)范管理的核心問題,各層級應(yīng)當建立工作匯報和信息上報機制,明確誰應(yīng)當向誰匯報,明確什么信息應(yīng)當上報給誰,以及時了解經(jīng)營狀況、發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。目前許多企業(yè)存在的最大問題是信息上報不對稱,沒有全面梳理信息上報機制,導(dǎo)致信息反饋、使用緩慢,工作效率低下。
⑧考核機制:每個人的工作目標都應(yīng)當明確,并定期給予考核;建立激勵機制的企業(yè),對符合激勵的人員應(yīng)當給予獎勵,對沒有完成工作目標的人員同樣要給予懲罰直至辭退;沒有建立激勵機制的企業(yè),對沒有完成工作目標的人員同樣要給予懲罰直至辭退;特別是各級主管和總經(jīng)理更要建立優(yōu)勝劣汰、能上能下的競爭機制,考核不合格的該淘汰的要淘汰,該降職的要降職。