1.購買方已付貨款或者貨款未付但已作賬務處理，發(fā)票聯及抵扣聯無法退還的情況：

購買方必須取得當地主管稅務機關開具的進貨退出或索取折讓證明單，遞交我方，作為我方開具紅字（負數）專用發(fā)票的合法依據。我方在未收到證明單以前，不得開具紅字（負數）專用發(fā)票；收到證據單后，根據退回貨物的數量、價款或折讓金額向購買方開具紅字（負數）專用發(fā)票。紅字（負數）專用發(fā)票的存根聯、記賬聯作為我方扣減當期銷售收入和銷項稅額的憑證，其發(fā)票聯、稅款抵扣聯作為購買方扣減庫存商品和進項稅額的憑證。

2.購買方未付貨款并且未作賬務處理的

購買方須將原增值稅專用發(fā)票第二聯（發(fā)票聯）和第三聯（稅款抵扣聯）及產品（商品）銷貨單主動退還給我方，我方則應視不同情況作下述處理：

（1）我方在會計上未入賬時，應將所有專用發(fā)票聯次注明作廢，并將發(fā)票聯和抵扣聯粘貼于存根聯后面。

（2）我方已入賬時，開具一張相同金額的紅字（負數）發(fā)票，將記賬聯撕下入賬，作為沖減當期銷售收入和銷項稅額的依據，將退回的藍字發(fā)票聯和抵扣稅粘于紅字（負數）發(fā)票的發(fā)票聯后，并注明藍字發(fā)票記賬聯的原有憑證號，便于備查。另一種情況，產品（商品）銷售單價發(fā)生了變化，例如我方與買方商量一致同意將上月發(fā)出產品價格調高或調低（當上月已按原價開票，并已作賬務處理和報稅），購買方應將上月開的發(fā)票聯和抵扣聯退回后，我方本月重新按現價開一張藍字發(fā)票，將新開的藍字發(fā)票聯和抵扣聯撕下，郵寄給買方，記賬聯在本月補記上月少記（沖回多記）的賬款，將變更后的合同或協(xié)議附于其后。并注明上月原記賬聯的出處（憑證號）。退回的藍字發(fā)票聯和抵扣聯粘貼于本月重開藍字發(fā)票存根聯后。未收到購買方退還的專用發(fā)票前，我方不得扣減當期銷售收入和銷項稅額。

【例】我公司銷售一批貨物給乙公司（兩公司均屬于一般納稅人），并開具增值稅專用發(fā)票，注明（貨款）金額20萬元，稅額3.4萬元，該批貨物成本為15萬元，乙公司收到貨物、發(fā)票及產品（商品）銷售單后，經有關化驗部門化驗該批貨時，發(fā)現貨物存在質量問題，要求全部退貨，經協(xié)商我公司同意。如果此時乙公司（購貨方）未付款，并且未作賬務處理，則須主動將發(fā)票聯和稅款抵扣聯退還我公司，我公司應根據不同情況區(qū)別處理：

（1）若我公司未入賬，應將該發(fā)票所有聯次注明作廢，并將發(fā)票聯和抵扣聯粘貼于存根聯后面。

（2）若我公司已入賬并做如下會計分錄：

借：應收賬款——乙公司 　　　　　　　　　234000

貸：主營業(yè)務收入 　　　　　　　　　　200000

應交稅費——應交增值稅（銷項稅） 34000

則應按以下方法調整：

①另開具一張相同金額的紅字發(fā)票，將紅字發(fā)票記賬聯撕下入賬，沖減當期銷售收入和銷項稅額，做會計分錄：

借：應收賬款——乙公司 　　　　　　　　24000（紅字）

貸：主營業(yè)務收入 　　　　　　　　　　　　200000（紅字）

應交稅費——應交增值稅（銷項稅金） 　34000（紅字）

②將退回的藍字發(fā)票聯和抵扣聯貼于紅字發(fā)票聯后，并在上面注明藍字發(fā)票記賬聯所在記賬憑證編號。

在上例中，如果乙公司收到發(fā)票和貨物時，已付款或本付款但已入賬（會計分錄略），在退貨時，乙公司收到的發(fā)票聯及抵扣聯無法退還我公司，乙公司應到其主管稅務機關開具《進貨退出或索取折讓證明單》，將其“證明聯”送郵我公司作為開具紅字專用發(fā)票的依據。

（a）我方在收到《證明單》后，應根據退回貨物的數量、價款開出紅字專用發(fā)票，并做賬務處理，分錄為：

借：銀行存款（或應收賬款——乙公司） 　　　　　234000（紅字）

貸：主營業(yè)務收入 　　　　　　　　　　　　200000（紅字）

應交稅費——應交增值稅（銷項稅金）　 34000（紅字）

我方收到退回的貨物后，應作沖減銷售成本的賬務處理：

借：主營業(yè)務成本 　　　　　　　　　　　　　　150000（紅字）

貸：庫存商品 　　　　　　　　　　　　　　　　150000（紅字）

（b）購買方（乙方）在退還對方紅字發(fā)票和退貨后，也調整相應的會計處理：

借：庫存商品（原材料）　　　　　　　　　　　 200000（紅字）

應交稅費——應交增值稅（進項稅） 　　　　34000（紅字）

貸：銀行存款（或應付賬款——甲公司） 　　　　　234000（紅字）